5 consejos para elegir equipos audiovisuales para salas de reuniones

En más de una ocasión hemos escuchado lo improductivas que pueden ser la mayoría de las reuniones de trabajo en las empresas. Solo en Estados Unidos, según un estudio de Visix, se estima que se llevan a cabo alrededor de 11 millones de reuniones diarias, lo que se traduce en aproximadamente 220 millones al mes. Según un informe de Doodle, estas reuniones representan un costo de 399 mil millones de dólares para las empresas en ese mismo país. 

Esto demuestra lo importante que es que las reuniones se realicen no solo con una planificación clara y objetivos definidos, sino también con equipos audiovisuales y un diseño de sala de reuniones que permita una comunicación eficiente entre todos los participantes dentro de ese espacio. 

En ese sentido, no hay nada peor que una reunión en la que el sonido de una llamada sea deficiente, la calidad del video en la pantalla necesite ser mejor o incluso se produzcan bloqueos repetidos. Esto, más que errores en la instalación o uso de los equipos audiovisuales, se debe en la mayoría de los casos a la utilización de equipos que no se ajustan adecuadamente a las necesidades reales de la empresa. 

Por lo tanto, si las empresas desean dar una impresión profesional a sus empleados, clientes y proveedores, la solución puede ser invertir en un nuevo sistema audiovisual para sus salas de reuniones. ¿Quieres conocer los 5 consejos esenciales para elegir el equipo audiovisual adecuado para una sala de reuniones? Presta atención al contenido a continuación, porque lo explicaremos. 

Establecer un presupuesto 

Puedes pensar en comprar monitores, micrófonos, altavoces y muchas otras cosas, pero con un presupuesto definido puedes hacer más. Por lo tanto, lo primero es ordenar las cuentas, establecer un presupuesto y averiguar qué tipo de sistema audiovisual puede permitirse la empresa. 

En ese caso, muchas características pueden influir en el precio de los equipos audiovisuales. Por ejemplo, el número de conexiones telefónicas o de video puede determinar el costo de un proyecto de acondicionamiento audiovisual para una sala de conferencias. 

Establecer la calidad de sonido que se necesita 

No sirve de nada comprar una pantalla con calidad de video ultra HD si el sistema de audio elegido necesita ser mejor. Incluso hay situaciones en las que el audio es más importante que el video. Por lo tanto, debes prestar igual atención a todos los componentes del sistema audiovisual que necesitarás para tu sala de reuniones. 

Por ejemplo, puedes comprar teléfonos equipados con un sistema de altavoces de alta calidad, para no tener que gastar en equipos adicionales para llevar un buen audio a la sala. En este caso, debes prestar atención a las especificaciones técnicas (capacidad de volumen y radio del micrófono), la calidad de la marca y las referencias que puedes obtener del equipo. 

Además, según el tamaño de la sala de reuniones, considera los micrófonos y altavoces adicionales que puedas necesitar. Otra posibilidad que puedes evaluar es comprar teléfonos que integren micrófonos móviles. 

Elegir la pantalla adecuada 

Hoy en día, una sala de reuniones o conferencias cuenta con una pantalla de alta definición. 

Esto se debe a que ya no son solo áreas exclusivas para reuniones, sino también espacios para videoconferencias y presentaciones a asistentes en la sala y en ubicaciones remotas. De lo contrario, la videoconferencia se tendría que realizar desde una computadora portátil, lo que dificultaría que muchos asistentes vean claramente la presentación o a los participantes conectados de forma remota. 

En este caso, al elegir una pantalla, una de las características a las que debes prestar más atención es el tamaño, ya que esto dependerá de la capacidad visual requerida, en función del tamaño o diseño de la sala de reuniones. Por ejemplo, puedes encontrar opciones que van desde pantallas como la Hisense 50" LED 4K UHD Smart Android TV, hasta pantallas más grandes como la Samsung 75" Crystal UHD Smart TV. 

Aprovechar las facilidades de la tecnología inalámbrica 

Considera comprar equipos audiovisuales con tecnología inalámbrica para impresionar a la audiencia en la sala de reuniones. No hay nada mejor que una presentación realizada con micrófonos y controles inalámbricos. De esta manera, evitarás los típicos cables y enredos y le darás al presentador la libertad de moverse por la sala sin riesgo de fallas en el audio o el control de la presentación visual en pantalla. 

Por ejemplo, el uso de un televisor inteligente, como el Samsung 75" QLED 4K, y un sistema de sonido inalámbrico, como la Samsung 7.1ch Soundbar, como pantalla de presentación, puede permitirte controlar tanto el audio como el video desde un control central, sin necesidad de cables y configuraciones complejas. 

Pero también es esencial considerar otros aspectos, como habilitar una conexión Wi-Fi en la sala de reuniones. De esta manera, podrás facilitar la colaboración de los asistentes, compartir archivos, utilizar software de uso compartido de pantalla y más. 

Si no estás seguro, contrata a un profesional 

Las empresas a menudo comprenden que tienen una necesidad, pero necesitan más tiempo o conocimientos para llevarla a cabo por sí mismas. Si el presupuesto lo permite, también puedes recurrir a los servicios de un consultor audiovisual. De esta manera, podrás obtener la opinión y recomendaciones de un profesional, ahorrándote tiempo y problemas al configurar los equipos audiovisuales para tu sala de reuniones. 

Incluso si el sistema audiovisual es muy complejo, también tendrás que pensar en contar con personal técnico que pueda ayudar en caso de cambios de último momento o fallas en el funcionamiento de los equipos. 

Si encuentras este contenido interesante y consideras los consejos que hemos dado, seguramente te ahorrarás muchas dificultades al elegir e instalar equipos audiovisuales para la sala de reuniones de tu empresa. Y si tienes alguna pregunta sobre los mejores equipos para este tipo de proyecto, en Distritech tenemos la respuesta que necesitas. Podemos guiarte y recomendarte las mejores opciones de equipos audiovisuales para tu sala de reuniones. Solo contáctanos y estaremos encantados de ayudarte.